Cómo garantizar que sus impuestos comerciales se presenten de forma segura
Como propietario de un negocio, su prioridad principal es proteger los intereses de su empresa, por lo que debe tomar precauciones adicionales para garantizar la protección de su información al presentar sus impuestos comerciales. Estos consejos garantizarán que sus declaraciones se presenten de forma segura y que su información permanezca intacta.
Protección práctica
Las declaraciones de impuestos requieren información confidencial sobre su negocio, así como datos personales que las hacen atractivas para piratas informáticos y ladrones de identidad.
Dado que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) exige que conserve sus declaraciones de impuestos y la documentación justificativa durante un mínimo de tres años y un máximo de siete, la agencia recomienda guardar todos los documentos impresos bajo llave.
Un cajón o armario con llave son buenas opciones, pero su mejor apuesta puede ser una caja fuerte oculta e ignífuga.
Al trabajar con un profesional de impuestos, tómese el tiempo de verificar sus credenciales antes de entregarle cualquier documento confidencial. Si decide presentar su declaración usted mismo mediante un software de impuestos, asegúrese de que su computadora tenga un antivirus y antimalware actualizados y de que esté protegida por un firewall.
Si almacena sus documentos en su computadora con fines de mantenimiento de registros o para presentación electrónica, el IRS recomienda instalar un software diseñado para encriptar sus archivos y unidades de respaldo para evitar que le roben información importante.
Una vez que esté listo para desechar documentos tributarios antiguos, el IRS recomienda destruir completamente cualquier documento en papel para evitar el robo de identidad. En el caso de documentos almacenados electrónicamente, deberá borrar los datos de sus discos duros antes de vender o desechar una computadora o disco duro externo antiguo.
Métodos de entrega
Antes de enviar o entregar la documentación fiscal física, William Pérez y Beverly Bird de The Balance aconsejan Haga una lista detallada de todo lo que envía y haga copias de cada documento. Puede escanearlos y guardarlos como PDF en su computadora. Para mayor protección, agregue copias secundarias a una memoria USB o un disco duro externo.
Tener copias de respaldo fácilmente disponibles reducirá el estrés que se produce si algo se pierde en el camino hacia su contador o al gobierno.
Si es posible, Pérez y Bird sugieren entregar personalmente sus documentos a su contador o preparador de impuestos profesional, ya que esta es la mejor opción para garantizar la presentación segura de sus documentos.
Si su contador está demasiado lejos para contactarlo en persona, le sugerimos que opte por la entrega o la confirmación de firma y que mantenga su información de seguimiento para supervisar el progreso de sus documentos. Además, evite usar el correo electrónico.
Nunca envíe detalles confidenciales dentro del cuerpo de un correo electrónico y asegúrese de que todos los documentos estén encriptados y protegidos con contraseña.
Su documentación fiscal es fundamental para la salud de su negocio. Al tomar las precauciones adecuadas, puede garantizar su éxito y estabilidad sin tener que preocuparse demasiado.